Plata în avans a serviciilor, o problemă actuală

Achiziția de servicii se diferențiază de achiziția de bunuri prin patru mari caracteristici: intangibilitatea, heterogenitatea, perisabilitatea și simultaneitatea. 

Acestea influențează semnificativ achiziția de servicii pe parcursul intregului process de achiziție, încă din faza de identificare a nevoilor si redactare a specificațiilor și până la evaluarea performanței furnizorului și acceptanța serviciilor prestate.

Ca răspuns la primul articol din serie, o problemă semnalată de către cititori, datorată contextului economic generat de COVID-19, este faptul că mulți furnizori, în special cei de servicii, nu mai acceptă plata la termen cu ordin de plată, solicitând plata în avans prin OP, cash sau card.

Componenta cea mai impactata a procesului de achizitie fiind etapa de plata a serviciilor.

 [Nu o sa intru în acest articol în aspectele ce țin de bonitatea clienților si a furnizorilor, atribute financiare care ar trebui să diferențieze interacțiunile furnizorilor cu clienții, în special decizia privind termenele și instrumentele de plată.]

Aceasta măsura de precauție din partea presatorilor de servicii- de a solicita plata în avans cu diverse instrumente de plată- se datorează în special caracterului de simultaneitate al serviciilor

Caracterul de simultaneitate a serviciilor se referă la faptul că serviciile sunt produse și consumate în același timp. 

Practic, o dată prestate, nu mai pot fi ‘luate’ înapoi de către prestator și vândute unui alt client, în cazul refuzului plății de către client.

Să luam un exemplu simplu, serviciile de curățenie. Presatorul, prin angajații săi, a efectuat curățenia în birouri sau secția de producție, conform contractului. Clientul refuză să plătească. În acest caz, prestatorul nu poate “lua inapoi” curțenia efectuată spre a o vinde unui alt client. 

Majoritatea serviciilor se circumscriu acestui principiu și este principalul motiv pentru care se furnizorii solicită plata în avans.

De partea cealaltă însă, găsim cumpăratorul, beneficiarul serviciilor. Care, datorită caracterului de intangibilitate al serviciilor, se supune riscului de a plăti în avans servicii care ulterior nu vor fi prestate.

Caracterul de intangibilitate al serviciilor se referă la faptul că serviciile nu pot fi atinse, proprietatea nu poate fi transmisă în mod fizic, nu pot fi produse pe stoc. 

Practic, la momentul plății, beneficiarul nu poate verifica existența stocului de servicii la furnizor, drept o măsură asiguratorie că serviciile vor fi livrate. Desigur, beneficiarul poate și trebuie să verifice existența la furnizori a resurselor necesare prestării serviciilor în cauză (angajați, echipamente, consumabile). 

Revenind la problema semnalată de unii dintre cititorii articulului anterior, faptul că mulți furnizori, în special cei de servicii, nu mai acceptă plata la termen cu ordin de plată, solicitând plata în avans prin OP, cash sau card, ce soluții există pentru a diminua riscul financiar al ambelor părți?

Problema are două componente: (1) termenul de plată și (2) modalitatea/ instrumentul prin care se realizează plata.

  1. Termenul de plată: poate fi adresat în negociere prin diverse mijloace numai după identificarea obiectivul real al furnizorului (siguranța plății sau disponibilitate de lichidități etc). 

De exemplu, pot fi prezentate de către beneficiar prestatorului o serie de documente care să ateste bonitatea firmei, precum CIP (Centrala incidențelor de plăți), extras CRC (Centrala riscurilor de credit), scrisoare de bonitate bancară, copii ale balanțelor pentru a reflecta un istoric al lichidităților si al încasărilor pe care urmează să le înregistreze. 

Iar în schimbul unui termen de plată mai mare, să existe deschiderea din partea beneficiarului  de a oferi furnizorului ceea ce are el nevoie (un preț mai mare, recomandări altor parteneri ai companiei, un contract pe termen mai lung în locul unei comenzi etc etc etc). In mod sigur, putem genera valoare numai după ce identificăm exact problemele furnizorului. Este primul lucru – și probabil cel mai greu- pe care firmele cumpărătoare trebuie să fie dispuse să îl facă. 

  • Modalitatea/ instrumentul prin care se realizează plata

Dacă problema furnizorului nu este una de lichidități ci mai degrabă de siguranță a efectuarii plății de către client, pot fi folosite două intrumente de plată la termen care diminuează riscurile financiare ale furnizorului și riscurile financiare și operaționale ale cumpărătorului:

  • Fila CEC (și nu bilet la ordin): Diferența majora între CEC ți Bilet la Ordin este reprezentată de încadrarea juridica a faptei de emitere a unui instrument de plată fără acoperire. În primul caz, emiterea unei file CEC fără a exista la momentul emiterii acoperirea necesară (banii în cont) constituie infracțiune sancționată conform Codului Penal în timp ce emiterea unui Bilet la Ordin în aceleași condiții nu constituie infracțiune, fapta fiind analizată sub incidenta Codului Civil.
    • Contul Excrow este un depozit colateral constituit în lei sau valuta, având că destinație depozitarea/păstrarea unor sume de bani la o parte neutră și de încredere până la încheierea unui contract, livrare de mărfuri sau îndeplinirea unor condiții specificate într-un angajament scris încheiat între două sau mai multe părți, drept garanție a utilizării sumelor strict pentru destinația stabilită și/sau ca măsură asiguratorie a realizării obiectivelor stipulate în respectivul angajament scris.

Practic, contul escrow asigură un climat de încredere între părțile care realizează o tranzacție, banca îndeplinind rolul de garant în utilizarea sumelor, exclusiv pentru destinația stabilită în angajamentul scris.

De exemplu: Firma X încheie un contract de prestări servicii cu firma Y. Contractul prevede că firma X să termine execuția lucrărilor la anumite termene. Firma Y depune suma integrală sau parțială, un funcție de înțelegerea contractuală, în contul escrow, însă firma X o poate ridica doar după ce a făcut dovada prestării serviciilor în termenele stabilite. În cazul în care Firma X nu poate face dovada execuției lucrărilor în condițiile prevăzute în contract, firma Y își vă primi suma depusă înapoi, iar tranzacția vă fi blocata.

În contul escrow pot fi depuse sume de bani, titluri de valoare (acțiuni, obligațiuni) sau orice alte tipuri de active.

Avantajele utilizării unui cont escrow sunt, pe de o parte, securizarea și standardizarea clauzelor tranzacției și pe de alta parte, generarea dobânzilor, care pot fi încasate fie de furnizor, fie de cumpărător (în funcție de specificația din contract).

Deși mai izolați decât de obicei, pentru rezolvarea problemelor cu furnizorii, vremurile actuale solicită cel mai mult abilitățile de comunicare ale specialiștilor achiziții. Presiunea pe departamentele de achiziții, mare oricum și in condiții normale, este acum amplificată. Îndemnul la calm pare o glumă amară iar ascultarea activă o irosire a timpului. 

Și totuși, soluțiile reale la problemele furnizorilor apar numai dacă adresam problemele reale și nu pe cele de suprafață. Pentru soluțiile de suprafață, primele pe care le expun furnizorii, arareori vom găsi soluții pe care acesta să le accepte si problemele reale vor fi expuse numai în prezența unui climat de încredere. 

Iar primii piloni ai încrederii sunt ascultarea activă și întrebările semnificative.

Eu cred că vremurile pe care le parcurgem ne obligă să intrăm în profunzime în probleme, în obiective, în relații. A trecut vremea în care ne permiteam să le aruncăm de la unii la alții precum un cartof fierbinte. A trecut vremea în care nu conta cum folosim timpul.

Cred că a venit vremea sa reflectăm puțin la vorbele lui Garabet Ibraileanu: “timpul cu trece niciodată, noi trecem prin timp”.

Ti-a fost de folos acest articol?

Tu ce alte probleme intâmpini în prezent în relație cu furnizorii, cu produsele achiziționate, cu clienții interni?

Păstram legătura!

Cu prietenie,

Alina Ioniță

CEO, Trainer & Consultant 

PURCHASING TRAINING SRL