Coronavirus, un apel de trezire pentru Procurement

COVID-19, coronavirus, noul coronavirus creează dificultăți, haos, îngrijorare în întreagă lume. Desinu suntem siguri cât vă dura aceasta situație neprevăzută, un lucru este sigur: testează dur eficientaprocurementului și siguranța lanțului de aprovizionare. 

În ultimii 25 de ani, rolul achizițiilor în cadrul companiilor s-a schimbat dramatic de la simpla cumpărare de bunuri și servicii până la exercitarea unui set integrat de funcții de management. 

  • de la urmărirea celor mai mici prețuri de achiziție la obținerea celui mai bun cost total al achiziției;
  • de la cerere rapida de preț și contractare prin comanda, la selectarea strategică a furnizorilor;
  • adresarea reducerii de costuri în exterior, prin negocierea marjei de profit a furnizorilor, la adresarea strategiilor de reducere de costuri dinspre  interior;
  • de la decizii bazate pe opinii, preferințe nejustificate, complacere, la decizii întemeiate pe analiza temeinică a produselor, a nevoilor, a furnizorilor.

Achizițiile s-au infiltrat în toate aspectele managementului, de la managementul categoriilor la gestionarea relațiilor cu furnizorii, a contractelor și a plăților, în strategia de digitalizare a achizițiilor.

Totuși, în ciuda nivelului crescut de importanță al achizițiilor, funcția nu a obținut încă recunoașterea la nivel de management si sprijinul pe care le merită. Și din păcate, aceasta este valabil pentru cele mai multe companii din Romania.

COVID-19 este într-adevăr un apel de trezire pentru managementul care a ignorat importanța unui procurement profesionist și pentru procurementul care a ignorat un management profesionist alriscurilor aferente selectării, contractării și performantei furnizorilor. 

Fiind acum supuși presiunii de a gestiona un procurement de criza.

Sub titlul #Procurement Crisis  Management, demarez acum o serie de mini articole cu măsuri imediate, pe termen scurt și mediu, ce pot ajuta în parcurgerea perioadei actuale cu pierderi cât mai mici.

Acțiuni imediate: 

  1. Cartografiază-ți furnizorii! Evidențiază pe harta fizica a lumii regiunile și tarile unde sunt locati furnizorii tai, atât sediul central cât și facilitățile de producție. Identifica-i pe cei din zonele geografice cu risc ridicat care întâmpină probleme sau care ar putea întâmpină probleme. Urmărește în permanenta extinderea virusului șimasurile luate în tarile din care provin furnizorii tai. 
  2. Listeaza bunurile și serviciile achiziționate de la furnizorii din aceste arii geografice cu risc ridicat și cautăsă determini impactul, în primul și primul rand asupra operațiunilor. Nu uita, înainte de managementul cheltuielilor și al furnizorilor, prima responsabilitate a procurementuui este să asigure continuitatea aprovizionării cu bunuri și servicii.
  3. Intra rapid în contact cu furnizorii din ariile geografice cu risc ridicat pentru a lua, onest, pulsul afacerii șiimpactul pe care COVID-19 l-a avut asupra lor. Reconfirma termenele de livrare, calitate, plata. 
  4. Daca situația ta este una stabila, fi partenerul de care furnizorii tai au nevoie acum. La fel ca in team building, parteneriatele si relatiile solide cu furnizorii sunt testate si construite in timp de criza. Nu trata uniform furnizorii, clientii interni, produsele achizitionate.  
  5. Începi să cauți surse alternative de furnizori, pentru produsele contractate de la furrnizori care iți certificafaptul că sunt afectați și că nu pot onora termenii contractuali. Nu te lasă cuprins de panica și trata uniform toate cazutile pentru că riști să distrugi relații de afaceri solide. 
  6. Faceți echipe interdisciplinare cu scopul de a identifica produse substitut pentru care riscul aprovizionăriieste unul mai mic. Specificatiile, da, specificatiile produselor achizitionate, atat de evitate, ignorate, dispretuite chiar, trebuie sa intre acum in centrul atentiei clientilor interni si procuremntul trebuie mai mult ca oricand sa isi joace rolul de consultant in schierea specificatiilor. 

COVID-19 ne duce acum în punctul în care, refuzând să facem schimbări graduale, ce puteau fi construite pe abilitațiexistente, într-un context stabil al pieței și într-un orizont de timp setat de noi, suntem forțați să gestionam o schimbare radicala, determinata de factori externi, care ne provoacă abilitățile, timpul, rezultatele. 

Este totodată momentul că o data stabilizate operațiunile, să începem să constuim gradual un procurement sustenabil, strategic, capabil să răspundă optim situațiilor neprezatute, generate din cauze interne sau externe companiei. 

Păstram legătura!

Cu prietenie,

Alina Ioniță

CEO, Trainer & Consultant 

PURCHASING TRAINING SRL